La prise de notes en écriture abrégée : pour qui ? pour quoi ?

Confidentialité oblige

Vs vsl’ c-Pd_ cq j’c_i ?

L’une des utilisations de l’écriture abrégée ou simplifiée est la possibilité de prendre des notes en toute confidentialité. Certaines décisions lors de réunions nécessitent de rester secrètes et le rapporteur est prié de respecter cette consigne. Imaginez quelques notes griffonnées sur une feuille et jetées par inadvertance dans la poubelle à la sortie d’une réunion de Comité d’Entreprise : ramassées par un curieux, il s’avère que ces notes contiennent des informations stratégiques pour l’entreprise. Danger en vue !

La prise de notes allégées

L’écriture abrégée présente un autre avantage lors de réunions d’Assemblée Générale, celui d’alléger le travail de prises de notes. Lorsqu’il est juridiquement important de prendre en notes quasiment intégralement tout ce qui est dit (procès-verbaux), la prise de notes peut être très astreignante. Moins si la prise est effectuée en écriture simplifiée : en se mettant en mode technique d’écriture abrégée, le preneur de notes écrit moins de lettres et de mots et donc se fatigue moins. Le régime “allégé” de la prise de notes est vraiment plus digeste dans ce cas !

Le métier de Secrétaire-Assistante

Voici un métier où l’écriture est importante. Prendre rapidement - voire à la volée - des instructions de travail, des messages téléphoniques, des informations en réunion pour rédiger un compte-rendu… La rapidité est souvent de mise et est gage d’efficacité. Par ailleurs, là encore, la confidentialité est une qualité essentielle pour ce métier. Il est intéressant de prendre ses notes en écriture abrégée, afin de dérouter le lecteur non autorisé.

Enfin, écrivain, journaliste, plus généralement toute personne ayant à écrire ou confrontée aux idées et à leur organisation (je pense au débriefing dans l’entreprise, par exemple), voient leur efficacité redoubler grâce à la vélocité de leur prise de notes. En effet, la pensée peut être fulgurante et parfois, si on ne la retranscrit pas en temps réel, elle disparaît à tout jamais. Inspiration, quand tu nous tiens !

Connaissez-vous la fonction dictaphone de Google Docs ?

Je suis très impressionnée par la performance de Google Docs dans la prise de notes audio qu'il propose. Le résultat est plutôt bon. La reconnaissance vocale qui posait de gros problèmes dans les années passées est totalement absente dans cette nouvelle application. Vous parlez ou dictez votre texte simplement à haute et intelligible voix et votre texte est instantanément dactylographié sur la page, sous vos yeux.

Pour actionner le micro, il vous suffit de sélectionner, dans le menu déroulant Outils, l'option Saisie vocale. Un micro noir à gauche de votre écran apparaît. En cliquant dessus, il devient rouge et s'inscrit dans un cercle. Le moment est venu de parler, de dicter. En ce qui concerne la ponctuation, vous pouvez indiquer le mot : "point" à la fin de la phrase. Pour marquer un paragraphe, vous pouvez dire : "à la ligne". 

Le texte arrive brut, avec une mise en page basique, mais contient très peu d'erreurs. L'orthographe et la grammaire sont prises en compte. Cette option est vraiment top ! Je la recommande lorsque vous souhaitez reprendre des notes prises à la main rapidement pour préparer un écrit. Je l'utilise pour l'écriture de mes articles : cela me fait gagner du temps dans la retranscription avant la mise en forme. 

Quelques minutes suffisent pour corriger les petites erreurs : parfois, les mots "point à la ligne" sont tapés en lettres et les ordres ne sont pas exécutés. Vous devez répéter plusieurs fois afin qu'ils soient pris en compte. Un ou deux mots peuvent aussi contenir des fautes que votre relecture finale effacera sans difficulté (voir l'exemple ci-dessous).    

En conclusion, un très bon outil à essayer sans attendre.

Exemple de prise de notes dictées sur Google Docs avant correction

  

Exemple de prise de notes dictées sur Google Docs après correction

3 astuces pour travailler votre mémoire

Carte réalisée avec MindMaple

L'encodage

Toute information à mémoriser commence par son encodage. Il s'agit d'une première étape importante que l'on ne prend pas toujours la peine de faire correctement. En effet, il est primordial de s'arrêter sur cette étape car elle facilite par la suite le rappel. L'encodage est le fait de situer l'information par rapport à ses connaissances et/ou à des contextes similaires ; de trouver une image forte ou des mots-clés impactant, pour la traduire. Dans le contexte des abréviations, de jouer avec l'étymologie des mots, leur racine afin de fabriquer une abréviation qui fera sens et facilitera la déclinaison. Les procédés mnémotechniques pourront être utilisées aussi dans cette phase.

L’organisation

La notion d’organisation est liée à l’encodage. Une information, dès qu’elle est comprise, peut être liée à d’autres informations ayant des similitudes. Ainsi, en la rangeant parmi un groupe d’informations connexes, elle sera susceptible de resurgir alors qu’elle sera sollicitée. A l’inverse, une information isolée aura tendance à s’effacer et à tomber dans l’oubli à plus ou moins long terme. Dans cette phase d’organisation, on peut avantageusement utiliser les cartes heuristiques (ou mind mappings) pour enregistrer visuellement l’information.

S’entraîner et s’exercer

S’entraîner reste l’étape cruciale pour ancrer le savoir à long terme. La répétition fait partie des actions à mettre en œuvre : par exemple en manipulant le savoir dans des contextes multiples (quizz, documentations livresques, filmiques, débats, exposés …). La régularité des retours sur les acquis fixent le savoir durablement. Il ne faut pas hésiter à revisiter ses connaissances, à les consolider par des révisions ponctuelles et à les nourrir par de nouveaux apports.     
 

La seconde édition de mon livre est arrivée !

Deuxième édition du livre sur la prise de notes, P. Richard-Postal.

Annoncé depuis quelques mois, mon livre "Techniques pour prendre des notes vite et bien" aux éditions Eyrolles vient de paraître. Depuis sa première édition, dix années se sont écoulées. Les nombreux stages que j'ai animés m'ont permis d'adapter la Méthode PAT (Prise de notes Actives et Techniques) aux usages des utilisateurs. Bien évidemment, les outils numériques ont pris une place prépondérante dans le quotidien de tout un chacun, et plus particulièrement dans la prise de notes. 

C'est la raison pour laquelle, dans cette nouvelle édition, les systèmes d'abréviations sont proposés dans les écritures manuelle et électronique, comme l'évoque l'image illustrant mon livre. Mais l'utilisation des ordinateurs dans la retranscription des notes va plus loin : en effet, le web regorge d'applications fabuleuses enrichissant la prise de notes. La présentation des documents est optimisée, la captation des notes facilitée, leur structuration personnalisée. Avec le numérique et la démultiplication des outils, nous entrons dans l'ère de la production intelligente et de qualité. 

Je suis heureuse d'y participer avec cet ouvrage, enrichi par une collaboration fructueuse avec l'équipe de mon éditrice, Elodie Bourdon, chez Eyrolles. 

Bonne lecture !

      

Techniques pour prendre des notes vite et bien - seconde édition

La seconde édition de mon livre sur la prise de notes est annoncée pour la fin mai.

Cette nouvelle mouture s'est enrichie de la culture numérique. En effet, de nombreux outils issus du web permettent une efficacité maximale dans la prise de notes, notamment dans la phase de recueil et de partage des informations avec la curation, dans la présentation des notes avec les logiciels de cartes heuristiques et tout simplement dans l'étape de notation au moyen du clavier.

Voici un premier article de présentation du livre : https://savoir.actualitte.com/article/scolarite/826/apprendre-a-prendre-des-notes   

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